De Product Owner en zijn Bullet Journal

2019-06-17

De uitdaging van de Product Owner

In de afgelopen jaren heb ik al een aantal projecten mogen draaien in de rol van Product Owner. Een rol die ik met veel plezier vervul. Er is echter een belangrijke taak die ik bijzonder lastig vind, en uit gesprekken met collega Product Owners weet ik dat ik daar absoluut niet alleen in sta. Welke belangrijke taak dat is? "Nee" verkopen.

Waarom is nee verkopen zo belangrijk? Als Product Owner heb je vaak te maken met een grote groep stakeholders. Elke stakeholder heeft zo zijn eigen wensen. In de ideale wereld zijn alle stakeholders het met elkaar eens, en passen de wensen van de stakeholders prima binnen tijd en budget. De realiteit is natuurlijk niet zo rooskleurig.

In de praktijk zijn de wensen vaak slechts ten dele overlappend, en in een aantal gevallen zelfs tegenstrijdig. Er komen vele wensen op ons af, veel meer dan waar we capaciteit voor hebben. Als Product Owner leggen we deze wensen natuurlijk keurig vast op ons backlog. Digitale tooling helpt ons daarbij: Wensen zijn snel toegevoegd, prioriteiten zijn snel aangeven door de wensen naar boven of beneden te slepen, verbanden kunnen worden gelegd tussen items op ons backlog, details kunnen worden toegevoegd, enz. enz. Het gemak waarmee we de wensen kunnen vastleggen kent ook een nadeel: we kunnen maar blijven stapelen en stapelen, ons backlog blijft maar groeien. Op den duur zien we door de bomen het bos niet meer.

De link naar persoonlijk time management

Ook voor mijn eigen time management (zowel voor werk als privé) kom ik tot de conclusie dat ik het lastig vind om nee te zeggen, en ook daarvan weet ik dat ik niet alleen sta. Natuurlijk komen er elke dag mails binnen waar taken uit voortvloeien. Er zijn vergaderingen om bij te wonen, waarbij de takenlijst doorgaans sneller groeit dan dat er tussendoor tijd is om deze weg te werken. Ook wil je de tijd hebben om kennis op te doen, kennis te delen, en bij te praten met collega's. En privé: Ik wil tijd doorbrengen met vrienden en familie, de lijst van boeken die ik wil lezen is behoorlijk, de filmtips die ik her en der ontvang krijg ik nooit weggewerkt, twee keer per week naar de sportschool is toch wel een minimum, er is nog zoveel dat ik wil leren, en er zijn zoveel leuke hobby's die ik zou willen oppakken. Zaten er maar 48 uur in een dag!

Time management is dan niet langer: "Hoe krijg ik alles gedaan?", maar: "Hoe zorg ik dat de tijd besteed aan de juiste dingen?!"

Het antwoord!

Lang heb ik gezocht naar een manier om mijzelf te organiseren. Werkgerelateerde taken stonden in Outlook Tasks, mijn persoonlijke todolijstjes hield ik bij in Trello, reminders gingen in Google Calendar… Hoewel deze tools mij hielpen om niks te vergeten, zat er hetzelfde nadeel aan als het digitale backlog van de Product Owner… de lijstjes groeiden en groeiden maar.

En toen ontdekte ik Bullet Journaling! Voor wie deze term nog niet eerder heeft gehoord, kijk eens naar dit filmpje:



Het feit dat het een analoog systeem betreft, betekent dat je veel bewuster bezig bent met hetgeen je vastlegt en waar je je tijd aan zou moeten besteden. Het geheim in dit systeem zit 'm voornamelijk in het feit dat je dagelijks door je handgeschreven notities gaat om te kijken wat je nog om handen hebt, en heel bewust doorstreept wat je niet meer denkt te doen. Maandelijks moet je zelfs de keuze maken om het door te strepen of over te schrijven. Als het de tijd niet waard is om het over te schrijven, dan is het de tijd om het uit te voeren sowieso niet waard.

Terug naar de rol van Product Owner

Als Product Owner ben ik voor backlogbeheer gebonden aan digitale tools. Het backlog dient namelijk beschikbaar te zijn voor het gehele team, en we werken nou eenmaal niet altijd op dezelfde locatie. Toch denk ik dat ik kan leren van mijn eerste ervaring met bullet journaling. Dagelijks een snelle blik werpen op het backlog om te zien of er items geschrapt kunnen worden, helpt om het backlog niet te groot te laten worden. Als een item van het backlog af is, kost het ook geen tijd meer om te prioriteren, te voorzien van details, etc. Soms ligt de keuze van het schrappen voor de hand, simpelweg omdat het item niet meer relevant is. Soms zal de keuze echter moeilijker zijn.

Als je twijfelt over of een item moet blijven bestaan op je backlog of niet, vraag je dan eens het volgende af:

Stel dat ik zou beginnen met een nieuw, leeg backlog. Alle relevante items op het oude backlog, inclusief detailinfo, zou ik moeten overtypen op een nieuw backlog. Zou ik dit specifieke item dan meenemen naar mijn nieuwe backlog?

Wellicht heb je daar je antwoord.

Tot slot

Ik hoop je nieuwsgierig te hebben gemaakt naar bullet journaling. Echter voordat je een poging gaat wagen, hierbij nog een belangrijke noot:

De online community rondom bullet journaling is groot. Als je online zoekt op afbeeldingen van "bullet journal", dan kom je voorbeelden tegen van complete kunstwerken. Er wordt veel effort gestoken in het maken van de prachtigste designs voor pagina's, met de mooiste kalligrafie en afbeeldingen. Ook zul je verbaasd zijn van de hoeveelheid aan dingen die bijgehouden worden in bullet journals, van zoiets simpels als een boodschappenlijstje tot complete overzichten van gekeken netflixseries tot op de aflevering beschreven. Ik kan me voorstellen dat als je dit voor het eerst ziet, dat je denkt: Dit is niks voor mij, dit is veel te veel werk. Laat je echter niet afschrikken door deze voorbeelden, die eerder zijn bedoeld om likes te scoren dan om daadwerkelijk van toegevoegde waarde te zijn voor de maker.

Begin voor jezelf met de simpele collecties die in bovenstaand filmpje worden besproken, en voeg alleen wat toe als het voor jou waarde heeft. Inhoud gaat boven vorm, en informatie verzamelen moet geen doel op zichzelf worden.

Happy journaling!


Bekijk alle posts van Bram